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会议管理制度文件编号：XXXXXX有限公司会议管理制度制度编号：起草部门：办公室生效日期：2009年月日发放范围：各部门审核人：复核人：批准人： 会议管理制度文件编号会议管理制度1.总则1.1为及时研讨处理公司经营管理中存在的问题，规范公司会议管理，提高会议质量,更好的促进各子公司及部门的工作开展，明确工作方向和提高工作效率，协调部门之间的工作，保证公司决策贯彻到位，实现公司信息资源在各层级之间快速有效传递，有效地提升公司运营水平，特制订本制度。1.2本制度适用于总公司、各子公司及部门所有会议。1.3会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行，会速议、议速决。1.4会议的分类及组织1.4.1公司级会议：主要包括每周公司例会、公司月度/季度工作总结会、公司半年工作总结会、公司年度总结会、员工大会及董事长、总经理主持召开的会议，此类会议报总经理批准后（董事长召开会议除外），由办公室负责组织。1.4.2专题会议：即公司性的业务会议（如经营活动分析会、月度/季度工作任务讲评会、销售汇报分析会、财务会议、项目规划会议、其它专项会议等），由会议发起方负责组织协调。1.4.3分公司及部门工作会议：主要包括各分公司、部门单独召开的工作会议。此类会议由各分公司、部门的负责人决定召开并负责组织。1.4.4外部相关方在我公司召开的会议（如现场办公会、报告会、公司交际业务会、项目洽谈会议、客户座谈会等）由有关业务对口部门组织协调。2.会议通知2.1各级会议召开前由召集部门负责下发通知。2.266 会议管理制度文件编号会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前一天知达与会人员。2.3为保证会议的定期有效性，以下会议纳入例会制，按例行规定的时间、地点、内容组织召开。如遇临时情况由会议召集方负责通知，通知需至少提前一天下达至所有参会人员.例行会议如下：2.3.1每周的公司级例会：2.3.1.1每两周一次的公司级大例会：时间周一上午9:30,地点即墨温泉镇办公楼二楼会议室，参会人员为各分公司及部门经理级以上人员。2.3.1.2每两周一次的公司级小例会：时间周一上午9:30,地点即墨温泉镇办公楼二楼会议室，参会人员为除房地产公司、卡拉玛（青岛）服装有限公司及田横项目部之外的各分公司及部门经理级以上人员。2.3.2每周一次的职能部门管理沟通会：时间周一下午，地点即墨温泉镇。参会人员为办公室、财务部、人力资源部、营销策划部指定人员。2.3.3总经理接待日每两月一次，由办公室负责召集组织人员参加。2.3.4每月度工作例会，各公司的总负责人参加，进行公司月度工作汇报讨论及工作任务讲评，时间每月10日，如遇周末顺延一天。2.3.5公司每半年召开一次工作总结会议，各公司部门经理级以上人员参加，办公室负责协调组织，时间、地点由公司确定后提前通知各公司负责人。2.3.6公司年度工作总结会议每年度召开一次，总结本年度工作并筹备下一年度工作规划，各公司部门经理级以上人员参加，时间、地点由公司确定后提前通知各公司负责人。2.3.766 会议管理制度文件编号各分公司及部门内部周工作总结及安排会议：此会议要求各分公司及部门每周必须召开，讨论本公司及部门当周工作情况及下周工作安排情况，传达公司会议精神、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题，由办公室负责监督及统筹安排会议时间。2.3.8其它分公司及部门确定的本公司及部门的例行会议。2.4非例会会议2.4.1会议安排，坚持小会服从大会、局部服从整体临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限的原则。2.4.2其它临时性会议根据实际业务需要，由各公司及业务部门沟通安排。3.会前准备3.1会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备，对会议进程的预测和对策。3.2会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案，决议决定草案，落实会场及时间分配，确定好主持人及会议记录人并通知与会者。没有备选解决方案的议题不上会；主管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。3.3与会人员接到通知后就议题认真准备有关资料。3.4会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。4.会议议程及纪要4.1会议负责人应事先安排好与会人员座次。4.2会议议程应于会议开始时告知与会人员，与会人员应严格遵守。4.3会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。4.466 会议管理制度文件编号会议主持人要及时作出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。4.5与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。4.6会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。4.7会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发至各参会人员。5．会议要求5.1会议应有明确的目的并解决相关问题,属于部门职责范围可以解决的问题不上公司例会，已有成文规定或先例的事务，非特殊情况不上会。5.2会议形成的决议，决议相关责任方要责成有关人员认真贯彻执行；相关联部门要负责督促检查，并指定协调人员跟进会议决议，确保会议决议的的执行效果，同时收集反馈信息及时通报相关负责人。5.3与会人员应知无不言、集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。5.4与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式向会议最高领导者请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。5.5会场秩序与礼仪5.5.1与会人员应提前5分钟到会，不得喧哗，不得来回走动。5.5.2与会期间与会者应将手机调至震动或者关机，原则上不许接听电话，如确有需要须离开会场接听。5.5.3迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。5.5.4与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。5.5.5与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。5.5.6与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。66 会议管理制度文件编号6.保密事项6.1会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先通知安保部做好保密防范措施。6.2与会人员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。6.3会议纪要和会议决议未正式公布之前，不得私自泄露，如有违反按公司《保密制度》规定予以相应的处罚。7.附则7.1本制度由办公室负责制订，由办公室负责监督检查。7.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，其他与本制度有抵触的规定以本制度为准。7.3本制度自颁布之日起施行。66