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第1节公文管理1基本规定1.1公文指集团及各系统总部、各公司上报各下发的各类文书。包括：决定、规定、通知、通报、请示、报告、汇报、函、会议纪要等。1.2公文需限时办理的批复；关联事项公文需共同会签。1.3公文格式：标题为黑体小二号，正文标题为黑体四号，内容为宋体四号，层级为“一（一）1.（1）”。2普通公文办理2.1收文2.1.1各部室由专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档。2.1.2各系统总部及各公司由行政部专人负责收文、登记、分文、传递、催办、归档。2.2发文2.2.1审批权限1)董事长审批：董事会决议；总经理级（含）以上高管任免；年终表彰；人员编制红头文件。2)常务董事审批：总经理（不含）以下高管任免；常务董事办公会、专题会会议纪要。3)副总裁审批：根据副总裁岗位职责及审批权限负责分管业务范围内的对内对外公文。2.2.2审批流程1)集团下发红头文件，由相关部室拟稿、核稿，分管业务副总裁审稿，常务董事或董事长签发（见行政表1，见审批流程1）；文号、用印及归档由集团办公室管理。 1)各部室、各系统总部不得下发超出制度规定的文件、通知等，如业务需要确需下发，需逐级报至常务董事签发。（见行政表2，见审批流程2）2)各系统总部及各公司对外公文，由相关部门拟稿，公司总经理核稿，系统总部总经理审批，分管业务副总裁签发。（见审批流程3）3领导公文办理3.1董事长阅批文件3.1.1上报文件1)通过秘书报送董事长的文件，由秘书分类、登记、及时送达，报送人签字确认。2)相关人员直接报送董事长的文件，由相关部室专人分类、登记。3.1.2下发流转1)董事长通过秘书转交的文件，由秘书分类、登记、及时送达接收人，接收人签字确认。2)董事长直接转交相关人员的文件，由相关部室专人分类、登记和归档。3)相关部室收文后需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或者接收董事长文件。3.2常务董事阅批文件3.2.1上报文件报送常务董事的文件一律通过集团办公室文秘，由文秘分类、登记、及时送达，报送人签字确认。3.2.2下发流转1)常务董事通过集团办公室文秘转交文件，由文秘分类、登记、原件归档，以OA形式发给相关人员扫描件，并跟踪确认收到。2)相关部室收文收需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或者接收常务董事文件。3.3副总裁阅批文件3.3.1上报文件 1)通过集团办公室报送副总裁的文件，由办公室专人分类、登记、及时送达，报送人签字确认。2)相关人员直接报送副总裁的文件，由相关部室专人分类、登记。3.32下发流转1)副总裁通过集团办公室转交的文件，由办公室专人分类、登记、及时送达，接收人，接收人签字确认。2)副总裁直接转交相关人员的文件，由相关部室专人分类、登记和归档。3)相关部室收文后需分类、登记、归档、扫描，建立电子目录和备份，并按规定进行流转，严禁非指定人员传递或接受副总裁文件。第2节档案管理1基本规定1.1集团档案室负责档案的收集、整理、保管，并对各系统总部、各公司的档案工作进行监督、指导、培训。各系统总部负责本系统各公司档案工作。1.2各公司指定一名副总经理（含）以上领导主管档案工作；各系统总部设专职档案员，各部室和其他公司设兼职档案员。1.3专职档案员应具有一年以上档案共走经验。新公司在成立一个月内向集团档案室报备专职档案员。2档案收集与移交2.1档案收存范围包括：公司成立、变更以及终止、清算文件；公司股东会、董事会、监事会形成文件；各类合同、协议、公函等对外法律文件；公司经营管理过程形成的具有利用、查考、凭证价值的年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等文件资料。 2.2归档必须是原件；确无原件的，由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处；如需延期向集团档案室移交档案，需报至分管行政副总裁批准。2.3档案移交要求档案分类移交时间备注一般文件办理后10个工作日内原件一份合同类文件办理后5个工作日内原件一份2.4人事、会计档案参照国家相关规定执行。2.5员工调离职，需办理档案移交手续。移交由各部室、各系统总部及各公司总经理批准。交接双方核对移交清册并签字。（见行政表3，见审批流程4）3档案借阅与利用3.1档案分为普通档案和涉密档案两类。涉密档案范围指本制度《保密管理规定》中列明的涉密文件；除涉密档案外的其他档案为普通档案。3.2普通档案和涉密档案的借阅与利用：序号档案分类事由最终审批人审批流程1普通档案查阅、复印登记即可2借出总经理见审批流程5-13跨部室（系统、公司）查阅、复印总经理见审批流程5-24跨部室（系统、公司）借出档案所在单位总经理见审批流程5-35涉密档案查阅、复印、借出总经理见审批流程5-46跨部室（系统、公司）查阅、复印档案所在单位总经理见审批流程5-57跨部室（系统、公司）借出分管行政副总裁见审批流程5-6备注：档案借出应在5个工作日内归还，特殊情况需事先约定归还日期。 4档案销毁档案销毁需提交鉴定报告并编制销毁清册，报分管业务副总裁、分管行政副总裁批准。档案销毁需采用焚烧、粉碎或化浆的方式由两人以上共同执行。销毁电子档案，应将存储载体格式化或粉碎处理。（见行政表4，见审批流程6）5档案信息化管理5.1档案信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，实行信息化管理。5.2通过OA系统在日常工作中形成、办理、传输和存储的公文、流程、图表、图像、音频、视频等资料，信息化系统对其自动归类、分级并归档。5.3通过信息化系统查阅并利用相关档案资料，按照本制度《档案与利用》审批权限执行。5.4集团档案室负责档案信息化系统的日常支持和维护，确保数字化档案资料方便、快捷查询与利用。5.5集团档案室通过信息化系统对各系统总部、各公司档案管理工作进行远程监控和监督管理。6奖惩6.1集团每年对档案工作进行评比，对成绩突出公司或个人给予表彰。对工作不达标公司和个人通报批评并按照档案管理权重所占比例扣减年度奖金。6.2对下列行为，公司将视情节轻重对负责人给予通报批评、降级或降职直至解除劳动关系：6.2.1档案管理混乱，造成文件材料损毁、丢失；6.2.2对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿；